Как писать сопроводительные письма: Сопроводительное письмо к документам

Содержание

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

подтверждает факт отправки;
предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя.

Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Связанный материал

Оформляем служебное письмо

№ 10 / 2011

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

сообщение о направлении документов,
просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

«Во исполнение… направляем вам…»,
«Высылаем вам…»,
«Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
«Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
«Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без.

Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4. Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от. .. №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5. Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9. Сопроводительное письмо

Пример 11. Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней¹. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения. ..

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Что писать в сопроводительном письме к вакансии

Ах да, знакомый цикл: вы садитесь писать сопроводительное письмо, открываете пустой документ, проверяете электронную почту, просматриваете примеры сопроводительных писем, делаете какие-то дела, наблюдаете, как курсор моргает еще несколько раз, и, наконец, гуглите что-то вроде «как написать сопроводительное письмо», которое, надеюсь, и привело вас сюда. Но вы все еще можете подумать о чем-то вроде: действительно ли кто-нибудь читает сопроводительные письма? Почему они вообще существуют?

Прежде всего: да, мы можем заверить вас, что сопроводительные письма действительно читают. Для некоторых менеджеров по найму они являются самой важной частью вашего заявления о приеме на работу. И в любом случае, вы не хотите упустить возможность рассказать потенциальным работодателям, кто вы, продемонстрировать, почему они должны нанять вас, и выделиться среди всех других кандидатов.

Чтобы ваше письмо было в отличной форме (и его создание было максимально безболезненным), у нас есть простые в выполнении шаги, а также примеры, несколько дополнительных советов и ответы на часто задаваемые вопросы.

Что такое сопроводительное письмо и почему оно важно?

Сопроводительное письмо — это краткая (одна страница или меньше) записка, которую вы пишете менеджеру по найму или рекрутеру вместе с вашим резюме и другими материалами заявки. Если все сделано правильно, сопроводительное письмо дает вам возможность напрямую рассказать о том, как ваши навыки и опыт соответствуют конкретной работе, которой вы занимаетесь. Это также дает вам возможность намекнуть рецензенту, что вы симпатичны, оригинальны и, вероятно, станете отличным дополнением к команде.

Вместо того, чтобы использовать сопроводительные письма в своих стратегических целях, большинство претендентов на работу болтают о том, чего они хотят, выбрасывают пресные, полные клише абзацы, которые, по сути, просто извергают их резюме, или идут по какой-то странной касательной, пытаясь быть уникальными. .

Учитывая эту реальность, представьте, что вы получите, если научитесь правильно составлять сопроводительные письма.

Как написать сопроводительное письмо, которое понравится менеджерам по найму

Хорошо, вы поняли, насколько важны сопроводительные письма. Вот восемь шагов, чтобы написать статью, которая кричит: «Я отлично нанимаюсь!»

Шаг 1: Напишите новое сопроводительное письмо для каждой вакансии (но да, вы можете использовать шаблон).

Да, гораздо быстрее и проще взять сопроводительное письмо, которое вы написали для своего последнего заявления, изменить название компании и отправить его. Но большинство работодателей хотят видеть, что вы действительно в восторге от конкретной должности и организации, а это означает создание индивидуального письма для каждой должности.

Хотя можно перебрасывать несколько сильных предложений и фраз из одного сопроводительного письма в другое, даже не думайте о том, чтобы отправить 100% общее письмо. «Уважаемый менеджер по найму, я рад подать заявку на вакансию в вашей компании » — это немедленный сигнал рекрутерам и менеджерам по найму о том, что вы массово откликаетесь на каждое объявление о вакансиях, которое появляется на LinkedIn.

В то же время ничто не говорит о том, что вы не можете получить небольшую помощь: попробуйте один из наших бесплатных шаблонов сопроводительного письма, чтобы немного упростить процесс.

Шаг 2: Добавьте свою контактную информацию.

В верхней части сопроводительного письма вы должны указать основную информацию. Вы даже можете скопировать тот же заголовок из своего резюме, если хотите. Некоторая контактная информация, которую вы можете включить (и порядок, в котором вы можете включить ее):

Ваше имя
Ваши местоимения (необязательно)
Ваше местоположение (необязательно)

Ваша электронная почта
Ваш номер телефона (необязательно)
URL-адрес вашего Linkedin, портфолио или личного веб-сайта (необязательно)

Обратите внимание, что обязательными являются только имя и адрес электронной почты, и вам больше не нужно указывать полный адрес в сопроводительном письме или резюме. Города и штата (или района метро) более чем достаточно.

Таким образом, ваш заголовок может выглядеть так:

Иниго Монтойя
он/его
Столичный округ Флорина
inigo@mynameisinigomontoya.com
555-999-2222

Если в объявлении о вакансии вам предлагается отправить сопроводительное письмо в теле письма, вы можете добавить свою контактную информацию в конце после своего имени (и если вы хотите отказаться от адреса электронной почты здесь, вы можете — у них есть это уже).

Таким образом, ваш выход может выглядеть так:

Искренне,

Вайолет Бодлер
она/ее
vbaudelaire@vfd.org
123-123-1234
https://www.linkedin.com/in/violet—baudelaire/

Шаг 3. Направьте сопроводительное письмо менеджеру по найму — желательно по имени.

Самый традиционный способ адресовать сопроводительное письмо — использовать имя и фамилию человека, включая «мистер». или «мисс». (например, «Уважаемая госпожа Джейн Смит» или просто «Уважаемая госпожа Смит»). Но чтобы избежать случайного использования неправильного титула или, что еще хуже, непреднамеренного неправильного определения пола кого-либо, имя и фамилия также отлично работают. И если «Дорогой» кажется слишком жестким, попробуйте «Привет». Но никогда не используйте общие приветствия, такие как « Для кого это может касаться » или «Уважаемый господин или госпожа».

Чтобы получить дополнительную помощь, прочитайте эти правила написания сопроводительного письма и несколько советов о том, как найти менеджера по найму.

Шаг 4: Создайте вступительный абзац, который зацепит вашего читателя.

Ваше вступление закладывает основу для всего сопроводительного письма. Таким образом, вы хотите, чтобы он был запоминающимся, дружелюбным, диалоговым и очень актуальным для работы, которой вы занимаетесь.

Не нужно указывать свое имя — менеджер по найму уже его увидит. Но было бы неплохо упомянуть вакансию, на которую вы претендуете (менеджер по найму может прочесывать кандидатов на полдюжины разных вакансий), и да, вы могли бы сказать что-то простое, например: «Я рад подать заявку на [вакансию]». с [Компанией]». Но подумайте о том, чтобы представиться с помощью короткого первого абзаца, который подчеркивает ваше волнение по поводу компании, в которую вы подаете заявку, вашу страсть к работе, которую вы делаете, и/или ваши прошлые достижения.

Это лучшее место, чтобы указать «почему» для вашего приложения. Четко объясните, почему вы хотите работать в этой компании. Вы давний пользователь их продукции? У вас есть опыт решения проблемы, над которой они работают? Вам нравится голос их бренда или подход к разработке продукта? Проведите исследование компании (и проверьте их профиль Muse, если он у них есть), чтобы выяснить это.

Например, предположим, что вы претендуете на работу в сфере маркетинга в компании, известной своими невероятными пирогами и выпечкой. Вы можете использовать свое начало, чтобы упомянуть, как вы любите пироги так сильно, что, когда вы были в 4-м классе, вы получили голубую ленточку в конкурсе поедания пирогов Национального вишневого фестиваля. Или взгляните на это сопроводительное письмо клиента карьерного коуча и автора Muse Дженни Фосс, которая работала над тем, чтобы получить руководящую роль в некоммерческой организации, специализирующейся на предотвращении пожаров:

«У меня есть личный интерес к предотвращению пожаров, который восходит к моей юности. Будучи дочерью медсестры, много лет проработавшей в ожоговом отделении больницы, я выросла в тесном контакте с пострадавшими от пожара. Я часами думал о пациентах моей мамы, желая найти способ лучше защитить людей от огня».

Шаг 5: Объясните, почему вы отлично подходите для

этой работы.

Распространенная ошибка в сопроводительном письме заключается в том, что речь идет только о том, насколько прекрасной будет эта позиция для вас. Откровенно говоря, менеджеры по найму знают об этом — на самом деле они хотят знать, что вы собираетесь привнести в должность и в компанию.

Поэтому, как только вы закроете вакансию, вы должны вытащить несколько ключевых идей, которые составят основу вашего сопроводительного письма. Они должны показать, что вы понимаете, что ищет организация, и пояснить, как ваш опыт соответствует занимаемой должности. Изучите описание работы для подсказок. Какие проблемы компания хочет решить с помощью этого найма? Какие навыки или опыт упоминаются высоко или более одного раза? Это, вероятно, будут самые важные квалификации.

Выберите от трех до пяти важных качеств, которые, по вашему мнению, вы лучше всего воплощаете. Например, может быть, вы ищете должность менеджера по работе с клиентами и наткнулись на публикацию, которая вас заинтересовала. Вы можете вытащить эти детали, которые хорошо вам подходят:

В описании работы упоминается выполнение и превышение квоты несколько раз.
У компании очень совместный, межведомственный подход к решению проблем.
Отделу продаж требуется быстро обучающийся, чтобы менеджер по работе с клиентами мог быстро освоиться с потенциальными клиентами и адаптировать предложения к их потребностям.

Если вам трудно восхвалять себя и вы не можете определить свои сильные стороны, вот вам небольшой совет: что бы сказал о вас ваш любимый начальник, лучший друг или наставник? Как они будут петь вам дифирамбы? Используйте ответы, чтобы сообщить, как вы пишете о себе. Вы даже можете добавить отзывы, которые вы получили, чтобы укрепить свою позицию (иногда не злоупотребляйте этим!). Например:

«Когда я наблюдал за нашим последним офисным переездом, мои таблицы с цветовой кодировкой, охватывающие каждую мельчайшую деталь логистики, были легендарными; мой менеджер сказал, что я настолько организован, что она доверит мне планирование экспедиции на Марс».

Шаг 6: Подтвердите свою квалификацию примерами и цифрами.

Посмотрите на свой список квалификаций из предыдущего шага и подумайте о примерах из вашего прошлого, доказывающих, что они у вас есть. И выйти за рамки вашего резюме. Не просто извергайте то, что менеджер по найму может прочитать в другом месте. Проще говоря, вы хотите нарисовать более полную картину того, какой опыт и достижения делают вас отличным сотрудником, и показать, с чем вы можете проникнуть в их двери и показать, как только получите работу.

Например, что говорит менеджеру по найму больше о вашей способности возвращать бывших клиентов? Это: «Я отвечал за выявление и повторное вовлечение бывших клиентов». Или это: «Проанализировав прошлые опросы клиентов, показатели NPS и KPI, а также просто взяв трубку, я смог привнести подход, основанный на данных, и человеческий подход к задаче повторного привлечения бывших клиентов. ”

Затрудняетесь понять, как это сделать? Попробуйте задать себе эти вопросы и найти ответы, соответствующие квалификации, на которой вы решили сосредоточиться:

Какой подход вы использовали для выполнения одной из обязанностей, упомянутых в вашем резюме?
Какие детали вы бы включили, если бы рассказывали кому-то (очень короткую!) историю о том, как вы выполнили один из пунктов вашего резюме?
Что в вашем характере, увлечении или трудовой этике сделало вас особенно успешным в выполнении работы?

Придумайте свои примеры, затем добавьте несколько цифр. Менеджеры по найму любят видеть статистику — они показывают, что вы оказали ощутимое влияние на организацию, в которой работали. Привели ли вы больше клиентов, чем кто-либо из ваших коллег? Собрать впечатляющее количество мероприятий? Сделать рабочий процесс на 30 % эффективнее? Включите это в сопроводительное письмо!

Вернёмся к примеру с последнего шага. Как вы можете доказать, что будете выполнять и превышать план продаж, если вас наймут? Попробуйте что-то вроде:

« Я всегда был очень целеустремленным — будь то достижение нового личного рекорда в команде по плаванию в колледже или превышение квоты в качестве представителя по развитию продаж в ZZZ Inc. Как SDR, я разбиваю свои квартальные цели по продажам. месяц за месяцем, а затем каждую неделю, чтобы я всегда знал, опережаю ли я, отстаю или на верном пути. Я также выделяю час каждую пятницу, чтобы подумать о том, что я мог бы сделать лучше на предыдущей неделе, так что я всегда совершенствуюсь. С помощью этих стратегий я выполнил свои цели по встречам, установленным на 10 из последних 10 кварталов, и фактически достиг цели в среднем на 114% по поиску потенциальных клиентов, которые в конечном итоге превращались в продажи за каждый квартал прошлого года. Как менеджер по работе с клиентами в вашей компании, я бы привнес тот же настойчивый и систематический подход для достижения долгосрочных целей в свои квоты продаж. ”

Сделайте это для каждой из квалификаций, на которых вы хотите сосредоточиться, и не стесняйтесь связывать свои достижения непосредственно с компанией. Совет: используйте свое пространство с умом. Для более важных уточнений вы можете посвятить целый абзац, в то время как другим может потребоваться только одно или два предложения.

Шаг 7: Закончите сильным выводом.

Заманчиво рассматривать последние строки вашего сопроводительного письма как одноразовую фразу: «Я с нетерпением жду вашего ответа». Но ваш заключительный абзац — это ваш последний шанс подчеркнуть свой энтузиазм в отношении компании или то, что вы отлично подходите для этой должности. Вы также можете использовать конец своего письма, чтобы добавить важные детали, например, тот факт, что вы готовы переехать из-за работы.

Некоторые советы могут подсказать вам, что нужно идти с жестким закрытием: смело настаивайте на том, что это вы и что вы позвоните им в течение недели, чтобы назначить встречу. Но с более чем 10-летним опытом работы рекрутером Фосс находит это раздражающим. Одно дело быть активным и уверенным в себе, но для нее такой подход кажется дрянной тактикой, взятой из олдскульного учебника «Как продать себя».

Вместо этого попробуйте что-то вроде этого:

«Я верю, что моя энергия, стремление к инновациям и опыт руководителя отдела продаж сослужат хорошую службу компании. Я хотел бы встретиться, чтобы обсудить ценность, которую я мог бы добавить в качестве вашего следующего директора по продажам на Западном побережье. Я ценю ваше внимание и надеюсь встретиться с вами в ближайшее время».

Затем обязательно подпишитесь профессионально, с соответствующим завершением и вашим именем и фамилией.

Шаг 8: Перечитайте и пересмотрите.

Мы не должны просить вас проверить сопроводительное письмо на проверку орфографии, но помните, что сканирование вашего компьютера на наличие опечаток — это не то же самое, что редактирование. Отложите свое письмо на день или даже на несколько часов, а затем прочитайте его еще раз свежим взглядом — вы, вероятно, заметите некоторые изменения, которые хотите внести.

Бонусные советы в сопроводительном письме, которые дадут вам преимущество перед конкурентами

Когда вы пишете сопроводительное письмо, вот еще несколько советов, которые помогут вам выделиться из толпы соискателей:

Будьте кратки и лаконичны: всегда есть исключения из правил, но в целом, как для резюме, так и для сопроводительного письма, не переходите на страницу. Нужна помощь? Ознакомьтесь с этими советами, чтобы сократить сопроводительное письмо.
Никогда не извиняйтесь за недостающий опыт: когда вы не соответствуете всем требованиям работы, возникает соблазн использовать такие фразы, как «Несмотря на мой ограниченный опыт работы в качестве менеджера…» или «Хотя у меня может не быть непосредственного опыта в маркетинге…» Но зачем извиняться ? Вместо того, чтобы привлекать внимание к своим слабостям, подчеркните сильные стороны и полезные навыки, которые у вас есть.

Выберите правильный тон: вам нужно найти баланс между излишней формальностью в письме (из-за чего вы можете показаться жестким или неискренним) и излишней разговорчивостью. Позвольте своей индивидуальности проявить себя, конечно, но также имейте в виду, что сопроводительное письмо не должно звучать как текст для старого друга.
Подумайте о том, чтобы писать «голосом» компании: сопроводительные письма — отличный способ показать, что вы понимаете среду и культуру компании и отрасли. Потратив некоторое время на чтение веб-сайта компании или просмотр их социальных сетей, прежде чем начать, может быть отличным способом сформировать правильное мышление — вы получите представление о тоне, языке и культуре компании, а это все, что вам нужно. захотят отразить, особенно если навыки письма являются основной частью работы.
Осторожнее с энтузиазмом: мы не можем сказать вам, сколько сопроводительных писем мы видели от людей, которые «абсолютно взволнованы возможностью» или «очень рады подать заявку!» Да, вы хотите показать индивидуальность, креативность и волнение. Но немного преуменьшите наречия и сохраните уровень энтузиазма по поводу возможности искренним и правдоподобным.

Центр стажировок и карьеры – Сопроводительные письма

Информационные видео

Посмотрите это и другие видео на нашей странице информационных видео. Часто проверяйте наличие нового загруженного контента.

Образцы сопроводительного письма

Посмотреть образцы

РАЗДЕЛЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Личная контактная информация

Обязательно : Имя, адрес, телефон, электронная почта
Дополнительно : LinkedIn, онлайн-портфолио

Дата

Контактная информация работодателя

Имя, отдел, компания, адрес. Если нет имени конкретного человека, используйте название должности или отдел. имя, если нет адреса, используйте электронную почту с городом/штатом

Приветствие

Попробуйте адресовать свое сопроводительное письмо человеку. Если никакое конкретное имя не может использовать «Уважаемый комитет по поиску», «Уважаемый менеджер по найму» или «Кому это может касаться»:

Начальный абзац

Представьтесь и выразите свой интерес к должности. Возможные предметы включают:

Кто ты — год в школе, вузе, специальность
Конкретное название должности
Как вы узнали о вакансии и, если необходимо, имя человека, который сообщил вам об этом
Почему вас интересует эта должность (уточните!)
Почему вы квалифицированы. Это должно быть краткое изложение одним предложением того, почему вы подходите для этой должности (аналогично тезису)

Средний абзац(ы)

Опишите 1–3 ваших опыта/проекта, демонстрирующих ваши профессиональные навыки и квалификацию. Обязательно:

Покажите, как вы подходите к должности/организации
Сосредоточьтесь на том, что вы принесете в организацию, чтобы они были рады, что наняли вас
Не просто перефразируйте свое резюме
Разбейте абзац на более мелкие части, если он слишком большой. Абзацы меньшего размера более читабельны

Завершающий/обобщающий абзац

Окончательное заявление о заинтересованности и пригодности, в котором вы:

Укажите свою доступность и то, как вы будете подавать заявление. Расскажите читателю, как лучше всего с вами связаться
Поблагодарить работодателя за внимание
Добавьте любые другие практические замечания — например. если вы еще не прошли сертификацию, но планируете сдавать экзамен, или если вы скоро переедете или посетите этот район

Заключительная подпись

«С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «Ваш», собственноручная подпись И напечатанное имя. Лучше всего ставить подпись от руки, но если вы не можете отсканировать документ, вы можете вместо этого использовать рукописный шрифт

Сопроводительное письмо является важным инструментом при приеме на работу, потому что оно:

Знакомит вас с потенциальным работодателем
Подчеркивает ваш энтузиазм по поводу должности
Описывает ваши конкретные навыки и квалификацию для работы или стажировки и четко объясняет, почему вы подходите
Подтверждает вашу готовность начать новую должность

Вы всегда должны прикладывать сопроводительное письмо при подаче заявления о приеме на работу, если только работодатель не запретил вам это делать. Мы рекомендуем вам написать сопроводительное письмо (также известное как письмо о намерениях) после того, как вы составили и адаптировали свое резюме или биографические данные (CV) для конкретного описания работы. Информацию о преподавательских и преподавательских должностях см. в инструкциях к сопроводительному письму в разделе «Магистры, доктора наук и постдоки». При подаче онлайн-заявки и ограничении загрузкой одного документа вы можете создать один PDF-документ, который включает в себя как ваше резюме, так и сопроводительное письмо.

Что включить в сопроводительное письмо

Для начала используйте шаблон сопроводительного письма и планировщик. При составлении сопроводительного письма помните о следующих рекомендациях и НЕТ:

Что можно делать

По возможности ограничьте сопроводительное письмо одной страницей, если только вы не подаете заявку на преподавательскую, преподавательскую или исследовательскую работу.
Используйте тот же шрифт и форматирование в сопроводительном письме, что и в резюме.
Вы также можете использовать один и тот же заголовок как в сопроводительном письме, так и в резюме. См. примеры форматирования заголовка.
Если вы предоставляете печатную копию, используйте один и тот же тип бумаги для сопроводительного письма и резюме. Бумагу для резюме можно приобрести в книжном магазине Калифорнийского университета в Дэвисе или в магазине канцелярских товаров.
Многие технологические компании предпочитают не прикреплять сопроводительное письмо, а загружать его в виде текста по электронной почте с прикрепленным резюме.
Используйте формальный, профессиональный язык в сопроводительном письме. Это верно при отправке сопроводительного письма в виде текста по электронной почте (см. выше).
Персонализируйте каждое сопроводительное письмо для конкретной должности, на которую вы претендуете.
По возможности адресуйте свое сопроводительное письмо конкретному лицу или менеджеру по найму. Если вы не знаете их имени, используйте один из следующих примеров:
- «Уважаемый менеджер по найму»,
- «Уважаемый [вставьте здесь отдел] команда по найму»,
- «Уважаемый рекрутер»,
- «Уважаемый председатель и члены комитета по поиску:» (используется для академических преподавательских должностей)
- «Для кого это может касаться:» — Обратите внимание, что в последнем используется «:», а не «,»
Проверка на опечатки, правильность грамматики и точность.
Используйте проверку орфографии, но не полагайтесь на нее, чтобы отловить все ошибки.
Попросите несколько человек просмотреть материалы вашей заявки.
Прежде чем подать заявку, назначьте встречу с консультантом ICC для ознакомления с материалами вашего заявления.

Запрещается

Если прямо не сказано не делать этого, вы всегда должны включать сопроводительное письмо в свое заявление.
Не используйте текстовые сокращения или смайлики, если вы используете электронную почту.
Не будьте слишком многословны и не пишите только для того, чтобы заполнить всю страницу.
Не отправляйте стандартное сопроводительное письмо «один размер подходит всем»; адаптируйте сопроводительное письмо к каждой позиции. Таким образом, ни одно из ваших сопроводительных писем не будет точно таким же, хотя в каждом из них будет схожее содержание.
Не повторяйте и не резюмируйте свое резюме в сопроводительном письме. Вместо этого сосредоточьтесь в сопроводительном письме на своем энтузиазме по поводу работы, волнении по поводу работы с этой организацией, подчеркните уникальные навыки, которые делают вас подходящим для этой должности и подходящим работодателю.
Не злоупотребляйте прилагательными или превосходными степенями, особенно субъективными (например, «Вы лучшая компания в мире» или «Я самый трудолюбивый студент-стажер, которого вы когда-либо встречали».).
Количественно, если возможно. «Я помог организовать три клубных мероприятия, в том числе два успешных мероприятия, в которых приняли участие 25 человек» — это лучшее описание, чем «Я помог организовать несколько клубных мероприятий, в том числе пару успешных инициатив, в которых приняли участие много людей».
Не преувеличивайте свои навыки или опыт.
Не используйте фирменный бланк, логотип или печать UC Davis в сопроводительном письме. [ПРИМЕЧАНИЕ. Для аспирантов и постдоков некоторые факультеты разрешают использовать фирменные бланки факультетов для подачи заявлений преподавателей на срок пребывания в должности. Перед использованием проконсультируйтесь с вашим отделом.]

Какой длины должно быть сопроводительное письмо? Руководство по написанию одного письма

В длинном списке сложных дел, которые нам всем приходится делать, написание сопроводительного письма находится где-то между оплатой аренды и записью на прием к врачу. Но сопроводительные письма — необходимая часть поиска работы, тем более что их написание — отличный способ показать, что вы серьезно относитесь к той должности, на которую претендуете. Сопроводительное письмо также может помочь поднять ваше резюме на вершину списка кандидатов, что повысит ваши шансы попасть на собеседование. И хотя то, что вы указываете в своем резюме, важно, оно ограничено — и сопроводительное письмо может скрыть это.

Что такое сопроводительное письмо?

Вы можете расширить свое резюме (обычно через вложение, отправляемое вместе с заявкой или резюме). Хорошее сопроводительное письмо также объясняет, почему вы лучше всего подходите для этой роли. Даже если сопроводительное письмо указано как «необязательное» в процессе подачи заявки, простого усилия по его написанию может быть достаточно, чтобы выделиться из толпы.

Что должно содержать сопроводительное письмо?

Начните со знакомства с менеджером по найму, прежде чем перейти к своим навыкам и опыту. Затем коснитесь того, что отличает вас от других соискателей. Вот как должно выглядеть ваше сопроводительное письмо к тому времени, когда вы нажмете «отправить»:

Дизайн: theSkimm

Заголовок: Укажите здесь свои контактные данные, такие как имя, номер телефона и адрес электронной почты.
Приветствие: Здесь вы будете адресовать сопроводительное письмо. Если вы можете найти имя менеджера по найму (что обычно можно сделать с помощью дружеского поиска в LinkedIn), обратитесь к нему напрямую. Вы также можете использовать «Для кого это может касаться» или «Уважаемый менеджер по найму», если вы не знаете их имени.
Вступительный абзац: Здесь вы представляете себя и демонстрируете свой энтузиазм по поводу должности, на которую вы претендуете. Все в нескучной, нестандартной форме (примеры см. ниже).
Основная часть: Включает один или два абзаца с подробным описанием вашего наиболее важного предыдущего опыта и навыков. В основном, почему вы хорошо подходите для компании.
Заключение: В последнем абзаце сопроводительного письма кратко изложите, почему вы лучше всего подходите для этой работы. А также призыв к действию назначить собеседование или телефонный звонок.

Вот еще несколько способов выделить ваше сопроводительное письмо среди соискателей:

Убедитесь, что вы адаптируете каждое сопроводительное письмо к конкретной вакансии, на которую вы претендуете — это не одно — размер подходит для всех ситуаций.
Не повторяйте все, что вы включаете в свое резюме.
Не будь слишком скромным. Да, вы хороши в своем деле. Так дайте им знать.
Не забудьте перечитать сопроводительное письмо перед его отправкой. Точно так же, как вы не хотите ошибок в своем резюме, вы определенно не хотите, чтобы в сопроводительном письме было неправильное «ваш» или слово с ошибкой. Совет для профессионалов: прочитайте свое сопроводительное письмо вслух перед отправкой заявки.

Какой длины должно быть сопроводительное письмо?

Объем сопроводительного письма должен быть не более одной страницы и содержать от 250 до 400 слов. Просто придерживайтесь той информации, которая наиболее актуальна для этой роли.

Можете ли вы привести пример сопроводительного письма?

Вот один:

Уважаемый [ИМЯ МЕНЕДЖЕРА ПО НАЙМУ],

Обладая [ОБРАЗОВАНИЕМ] и [ГОДАМИ] опыта работы в [ПРОМЫШЛЕННОСТИ], я рад подать заявку на [РОЛЬ] в [КОМПАНИЯ] .

Как [ДОЛЖНОСТЬ] в моей текущей должности я в первую очередь сосредоточился на [ТРЕХ ОСНОВНЫХ КОМПОНЕНТАХ ВАШЕЙ РАБОТЫ]. Моя работа требует [ТРИ ОСНОВНЫХ КАЧЕСТВА, КОТОРЫЕ ДЕЛАЮТ ВАС ХОРОШИМИ В СВОЕЙ РАБОТЕ]. Это дало мне глубокое понимание [НЕЧЕГО ВАЖНОГО, ЧТО ВЫ ДОЛЖНЫ ЗНАТЬ, ЧТОБЫ ПРЕВОСХОДИТЬ В СВОЕЙ ОТРАСЛИ].

Помимо этого, я также отвечал за [ДОПОЛНИТЕЛЬНУЮ ОБЯЗАННОСТЬ ИЛИ ДВЕ, КОТОРЫЕ ВЫ НЕ УПОМЯНУЛИ], что было невероятно полезным, помогая мне расти как [ВАША ТЕКУЩАЯ РОЛЬ]. До этой роли я [ОСНОВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ВАШЕЙ ПРОШЛОЙ РАБОТЕ ИЛИ ДВУХ].

Мой опыт в обоих [ДВА ОСНОВНЫХ НАВЫКАХ, КОТОРЫЕ ВЫ ХОТИТЕ, ЧТОБЫ ОНИ ПОМНИЛИ О ВАС] дал мне навыки и опыт, чтобы преуспеть в вашей команде. У меня есть [ДВА КАЧЕСТВА, КОТОРЫЕ ВЫ ЕЩЕ НЕ УПОМЯНУЛИ И ОТНОСЯТСЯ К РОЛИ, НА КОТОРУЮ ВЫ ПРЕТЕНДУЕТЕ], и я считаю, что мои навыки будут ценны в [КОМПАНИИ]. Я был бы рад возможности поговорить об этой роли, и вы можете связаться со мной в любое время по [НОМЕР ТЕЛЕФОНА] или [АДРЕС ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ]. В ожидании ответа от вас.

Лучший,

[ВАШЕ ИМЯ]

… И если вы предпочитаете, чтобы ваше письмо было еще короче, попробуйте этот пример сопроводительного письма:

Уважаемый [ИМЯ МЕНЕДЖЕРА ПО НАЙМУ], a3 [ВАШЕ

ТЕКУЩАЯ РОЛЬ] с опытом работы [ТРИ ОСНОВНЫХ КОМПОНЕНТА ВАШЕЙ РАБОТЫ].